CONDITIONS GÉNÉRALES
Le présent document constitue les conditions générales (ci-après « Conditions générales ») sur base desquelles notre cabinet d’avocats HARVEY (ci-après « HARVEY »), établi au 22, avenue de la Liberté, L-1930 Luxembourg, Grand-Duché de Luxembourg, fournit des services juridiques et établit les relations contractuelles avec son client (ci-après le « Client »).
Les Conditions Générales s’appliquent à toutes les affaires qui sont confiées à HARVEY. Les Conditions Générales sont donc applicables à toute instruction initiale ainsi qu’à toute instruction subséquente, modificative ou additionnelle qui serait transmise par le Client, un de ses employés, un dirigeant ou tout autre représentant légal ou apparent.
Les Conditions Générales s’appliquent également à toute action qui résulte de toutes instructions du Client ou de leur exécution.

I. CONFLIT D’INTÉRÊTS
Si un conflit d’intérêts devait surgir au début ou pendant la relation contractuelle, HARVEY informera le Client dans les meilleurs délais afin de convenir des suites à donner.

II. COMMUNICATIONS
Les instructions initiales ou subséquentes doivent être communiquées par écrit, par lettre, télécopie ou message électronique. HARVEY peut, sans y être obligé, accepter d’agir sur base d’instructions orales.
Le Client reconnaît plus particulièrement que HARVEY ne peut pas garantir une transmission sûre et exempte d’erreurs des messages électroniques étant donné que les informations qu’ils contiennent peuvent être interceptées, corrompues ou détruites, être acheminées avec retard ou de manière incomplète et être affectées de virus informatiques. Dans ces conditions, HARVEY décline toute responsabilité en ce qui concerne les erreurs ou omissions dans le contenu des messages qui résulteraient d’une transmission par courrier électronique. Si des vérifications s’avèrent nécessaires, le Client peut solliciter une version papier des documents concernés.
Le Client peut demander à HARVEY de ne pas utiliser certains moyens de communication ou définir les moyens de communication particuliers.
Toutefois, lorsque l’affaire revêt un caractère urgent, HARVEY pourra avoir recours à une entreprise de service postal par exemple TNT, DHL etc. Les frais correspondants à ce service seront à la charge du Client.

III. DÉLAIS
HARVEY peut fournir au Client, à sa demande ou de sa propre initiative, un délai approximatif pour l’exécution des instructions. A moins qu’il n’en soit convenu autrement par écrit, ce délai n’est donné qu’à titre indicatif sans engagement formel de la part de HARVEY.

IV. FRAIS ET HONORAIRES
A moins qu’il n’en soit convenu autrement par écrit, les honoraires de HARVEY seront généralement facturés sur base des unités de temps prestées sur le dossier, multipliées par le taux horaire applicable qui aura été communiqué au Client. Ce taux horaire pourra être révisé périodiquement.
HARVEY se réserve également le droit de facturer sur base du taux horaire stipulé, le temps consacré à la révision de documents ou de questionnaires ou investi dans des recherches juridiques préliminaires afin de permettre de fournir une estimation précise du montant des frais et honoraires.
Les taux horaires sont fixés en fonction de la spécialité et de l’expérience des avocats ou juristes ayant prestés dans l’affaire.
Les taux applicables tiennent compte de l’importance et de l’urgence de l’affaire et de sa complexité.
Les dépenses exposées pour le compte du Client comme les frais de traduction, les frais d’huissier, les frais de transport et de voyage, les frais de recherches documentaires, les frais d’enregistrement, les frais liés à la délivrance d’extraits du registre de commerce, les droits de timbre, les frais notariaux, les taxes et les impôts seront facturés séparément pour leur montant nominal. Les factures relatives à ces frais seront communiquées sur demande du Client.
Un taux de 7,5% sur les honoraires sera facturé pour permettre de couvrir les frais généraux de bureau qui comprennent notamment les frais de timbre, de télécopieur et de communication téléphonique et électronique, les frais de photocopie et de préparation de documents. Ce taux pourra être révisé périodiquement.
La note de frais et d’honoraires énumérera l’ensemble des prestations fournies par HARVEY.

V. FRAIS ET TVA
Les honoraires et les frais généraux de bureau peuvent donner lieu à l’application de la taxe sur la valeur ajoutée luxembourgeoise (TVA) au taux en vigueur si le destinataire de la facture réside dans un Etat membre de l’Union européenne (UE) et s’il omet de fournir son numéro de TVA intracommunautaire avant l’envoi du mémoire de frais et honoraires ou s’il ne possède pas de numéro de TVA.

VI. ESTIMATIONS
Les estimations relatives aux honoraires de HARVEY sont fournies sur base de la meilleure appréciation et ne constituent pas un montant minimum ou maximum des honoraires. Sauf convention contraire, une telle estimation ne doit pas être considérée comme un prix forfaitaire.
Cela est notamment le cas lorsque le Client émet des demandes supplémentaires, ou lorsque HARVEY rencontre des difficultés ou des tâches imprévues lors de l’exécution de sa mission. Si le temps effectivement consacré au dossier est inférieur au temps estimé, seul le temps réellement presté sur le dossier sera facturé. Si le temps investi est supérieur au temps estimé, le surplus sera également pris en compte. En principe, HARVEY informera le Client en cas d’augmentation des honoraires au regard des honoraires estimés si celle-ci peut être anticipée.
Pour les besoins des estimations, il est considéré par principe que HARVEY obtiendra effectivement et promptement tous les documents et informations nécessaires à la prestation des services.
En particulier, il sera toujours présumé que les documents qui seront transmis à HARVEY seront rédigés français ou en anglais, qu’ils seront présentés dans une version informatique exploitable et qu’ils seront complets et exacts.
Il est aussi présumé également que toutes les procurations, déclarations, projets de procès-verbaux d’assemblée ou de réunion, conventions ou tous autres documents qui requièrent la collaboration du Client ou celle d’un tiers seront correctement remplies ou complétées et seront promptement retournées.
Les estimations de HARVEY ne comprennent ni la TVA (si celle-ci est applicable) ni les frais.

VII. PAIEMENT DES FRAIS ET HONORAIRES
Les mémoires de frais et honoraires de HARVEY sont payables sous 30 (trente) jours après émission de la note de frais et honoraires.
Le taux de l’intérêt de retard est fixé au taux légal applicable au Grand-Duché de Luxembourg.
En outre, HARVEY se réserve le droit de retenir les dossiers jusqu’au complet règlement des notes de frais et honoraires et intérêts de retard applicables.
Une avance ou une provision pourra être demandée à tout moment pour des services déjà rendus ou encore à prester.
HARVEY se réserve le droit de suspendre l’exécution de toute instruction en cas de non-paiement du montant de la provision ou de non-paiement d’une note de frais et honoraires non honorée antérieurement par le Client.
HARVEY suppose que le paiement de la note de frais et honoraires sera effectué par le Client. Si tel n’était pas le cas, HARVEY devra en être informé immédiatement. Le Client s’engage à fournir les coordonnées du destinataire de la note de frais et honoraires ainsi que, le cas échéant, son numéro de TVA.

VIII. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ
La responsabilité envers le Client au regard de toutes prestations ou de toute négligence ou résultant d’une manière quelconque de l’engagement or des services prestés par un avocat de HARVEY sera limitée aux montants éventuellement couverts au titre de la police d’assurance professionnelle pour le dossier concerné, sauf en cas de dol ou faute lourde.
Dans l’hypothèse et dans la mesure où le préjudice ne serait pas couvert au titre de la police d’assurance professionnelle, la responsabilité sera limitée au paiement d’une somme correspondant au quintuple des honoraires facturés dans le dossier concerné sans que cette somme ne puisse dépasser 125.000.-EUR.
HARVEY fera preuve de prudence et de diligence lors de tout recours aux services d’un tiers et consultera, dans la mesure du possible, le Client lors du choix du tiers en question sauf s’il s’agit de notaires, traducteurs et huissiers de justice, et à condition que cette consultation soit usuelle et raisonnable.
HARVEY ne saurait être tenu responsable des actes ou omission des tiers. Le Client autorise à accepter en son nom et pour son compte les clauses limitatives de responsabilité des tiers.

IX. LUTTE CONTRE LE BLANCHIMENT
Les dispositions de la législation luxembourgeoise sur le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme obligent HARVEY à acquérir une connaissance précise de ses clients, de leur entreprise et de l’origine de leur fonds.
Le Client s’engage par conséquent à fournir à HARVEY promptement et de manière exacte et complète les documents et informations demandés afin de permettre à HARVEY d’identifier le Client ou, le cas échéant, le mandant du Client.
Le Client s’engage à remplir et retourner à HARVEY sans délai tous les formulaires de mise à jour d’identification périodique que HARVEY adressera en y joignant toutes les pièces requises ou utiles. Par ailleurs, le Client s’engage à remplir, à signer et à retourner à HARVEY de manière exacte et complète les déclarations de bénéficiaire économique et tout autre formulaire fourni par HARVEY à cet effet en y joignant toutes les pièces requises ou utiles.
Enfin, le Client s’oblige à informer immédiatement HARVEY de tout changement relatif à son identité, celle de ses clients ou mandant ou celle du bénéficiaire économique des fonds ou avoirs concernés par l’affaire et à fournir à HARVEY toutes les pièces à l’appui. HARVEY se réserve expressément le droit de ne pas exécuter les instructions du Client ou de suspendre leur exécution jusqu’à la communication de tous les documents et informations demandés sous une forme qui donne pleinement satisfaction.
HARVEY ne peut être tenu pour responsable pour les retards, pertes ou frais occasionnés en relation avec les procédures d’identification susmentionnées.
HARVEY est contraint par la loi luxembourgeoise relative à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme d’informer le Bâtonnier de tout fait qui pourrait être l’indice d’un blanchiment ou d’un financement du terrorisme sans en informer au préalable le Client. Dans l’hypothèse où HARVEY aurait de tels soupçons, HARVEY a l’obligation de les porter à la connaissance des autorités compétentes. Cette obligation légale primera sur les obligations au secret auxquelles HARVEY est tenu envers le Client.
HARVEY n’acceptera et n’assumera aucune responsabilité pour un quelconque préjudice résultant d’une telle information aux autorités ou des instructions émanant de celles-ci.

X. PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Les données à caractère personnel nécessaires à la fourniture des services de HARVEY (les « Données ») sont collectées et traitées par HARVEY en qualité de responsable du traitement, conformément au Règlement général sur la protection des données (EU) 2016/679 du 27 avril 2016 ainsi que toute réglementation luxembourgeoise qui y serait liée.
Les Données sont traitées dans le cadre de l’exécution des relations contractuelles entretenues avec HARVEY, ainsi que pour la facturation des services fournis par HARVEY et les obligations comptables, statutaires et réglementaires s’imposant à HARVEY.
HARVEY s’engage à ne transférer les Données qu’aux seuls prestataires de services agissant pour son compte en relation avec les services juridiques prestés. Ainsi, en dehors des cas où l’exécution du contrat l’y oblige, la loi l’y contraint ou le Client l’y autorise, HARVEY s’engage à ne transférer aucune donnée personnelle du Client à des tiers.
Nonobstant le paragraphe qui précède, le Client autorise HARVEY à communiquer les Données aux autorités locales, en conformité avec les lois applicables.
Concernant toute question relative au traitement des Données, le Client peut s’adresser directement à la personne en charge de la protection des données personnelles de l’étude HARVEY à l’adresse suivante : GDPR@harvey.lu.
Le Client a le droit d’accéder à ses Données et d’en demander la rectification ou l’effacement. Le Client a, en outre, le droit de demander une limitation du traitement et de requérir la portabilité des données traitées dans les limites imposées par les réglementations en vigueur. Les demandes doivent être adressées à l’adresse suivante : GDPR@harvey.lu.
Si le Client considère que le traitement de données à caractère personnel le concernant n’est pas conformes aux dispositions légales, il dispose du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans l’État membre dans lequel se trouve sa résidence habituelle ou le lieu où la violation aurait été commise. A Luxembourg, l’autorité de contrôle est la Commission Nationale de Protection des Données.
HARVEY conserve les Données le temps nécessaire à la fourniture de ses services et à l’archivage des dossiers et documents comptables.

XI. RÈGLEMENT EXTRAJUDICIAIRE DES LITIGES DE LA CONSOMMATION
Le Client consommateur ou selon le cas HARVEY pourra en cas de litige entre parties, recourir au Service national du Médiateur de la consommation, Ancien Hôtel de la Monnaie, 6, rue du Palais de Justice,
L-1841 Luxembourg, www.mediateurconsommation.lu, conformément aux dispositions de l’article 412-1 et suivants du Code de la consommation.

XII. LOI APPLICABLE ET JURIDICTIONS COMPÉTENTES
Les relations avec HARVEY sont exclusivement régies par la loi luxembourgeoise et tout litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de la Ville de Luxembourg.
En toutes hypothèses, préalablement à toute action en justice relative aux relations entre les parties, chaque partie pourra s’adresser au Barreau de Luxembourg, 2a Boulevard Joseph II, B.P. 361, L-2013 Luxembourg, www.barreau.lu, aux fins de médiation et/ou de taxation.

XIII. ACCEPTATION DES CONDITIONS GÉNÉRALES
En accordant un mandat à HARVEY pour le traitement de ses affaires, le Client accepte d’être lié par les présentes Conditions Générales.

XIV. LANGUE
La version en langue française de ces Conditions Générales constitue la version originale qui fera foi.

Dernière mise à jour : 25 novembre 2020